Définir un besoin et un objectif clair à sa tenue
Le premier conseil arrive lors de la préparation d'une réunion, il est essentiel de définir clairement l'objectif de celle-ci. Il doit être bien défini pour pouvoir orienter les discussions, guider tout le monde et maximiser l'efficacité. Dans votre entreprise, pensez à :
Identifier le résultat souhaité : Réfléchissez à ce que vous souhaitez accomplir à la fin de la réunion. Voulez-vous informer les intervenants d'un nouveau projet ? Prendre une décision importante ? Résoudre un problème spécifique ? Assurez-vous que ce soit clair et précis.
Être spécifique et mesurable : Formulez votre besoin pour qu’il soit spécifique et mesurable afin de pouvoir évaluer son accomplissement. Par exemple, au lieu de dire "discuter de la stratégie marketing", vous pourriez dire "élaborer trois nouvelles idées pour la campagne publicitaire du prochain trimestre".
Considérer la faisabilité : Vérifiez que c’est réalisable dans le temps imparti et avec les ressources disponibles. Si cela semble trop ambitieux, il peut être nécessaire de le découper en plusieurs étapes ou de prévoir des réunions supplémentaires.
Communiquer en amont : Informez les participants de l'objectif avant même qu’il ne commence. Cela leur permettra de se préparer en conséquence, de rassembler les informations nécessaires et de réfléchir aux contributions qu'ils peuvent apporter.
En définissant clairement ce que vous souhaitez réaliser, vous créez une base solide pour orienter les dialogues et les actions à entreprendre. Cela permettra de rester concentrés, de pouvoir tous contribuer et d'atteindre les résultats attendus.
Planifier et organiser la réunion
La planification et l'organisation sont cruciales pour assurer son bon déroulement et maximiser son efficacité. Il y a quelques conseils pour vous aider et que vous devez respecter.
La planification préalable
L'ordre du jour est le plan directeur de la réunion. Il doit inclure les sujets à aborder, les spécificités de chaque point et le temps alloué à chacun. Veillez à organiser les points logiquement et à donner la priorité aux plus importants. Partagez-le à l'avance pour qu'ils puissent se préparer et contribuer avec pertinence.
Chez HOWEL, vous disposez de différents espaces de bureaux partagés et de salles adaptées aux besoins des entreprises. Sélectionnez la salle appropriée en fonction du nombre de participants, de la configuration requise (comme une salle de conférence ou une disposition en U), des équipements nécessaires (projecteurs, tableaux blancs, etc.) et de l'atmosphère souhaitée pour la réunion.
Utilisez des calendriers partagés pour envoyer des invitations et pour permettre aux intervenants de l’entreprise de confirmer leur présence. Vous pouvez également utiliser des plateformes de gestion de projet ou des outils de collaboration en ligne pour partager des documents, des présentations ou des notes de réunion.
L'organisation à appliquer
Fixez une durée réaliste afin de ne laisser personne se sentir pressé ou perdre leur attention. Prenez en compte le nombre de choses à traiter et allouez suffisamment de temps pour les discussions et les échanges. Si la réunion est susceptible de dépasser une heure, prévoyez des pauses pour permettre à chacun de se rafraîchir et de se recharger.
Assurez-vous d'avoir tous les équipements et les matériels nécessaires à portée de main avant la réunion. Vérifiez le bon fonctionnement des appareils électroniques, préparez les supports visuels et assurez-vous que la salle soit bien équipée en fournitures de bureau.
Désignez la bonne personne qui sera responsable de l'animation. Cette personne aura pour rôle de maintenir le cap, de veiller à ce que les dialogues restent pertinents, de gérer le temps alloué à chaque point et de favoriser la participation de tous.
